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精细档案管理 打造精品工程——记百色水利枢纽工程档案专项验收工作实录

    档案是人力与时间摩擦的足迹,是事实见证历史的依据,也是水利事业发展中不可或缺的重要构成。
    广西右江水利开发有限责任公司(以下简称右江公司)作为百色水利枢纽工程的建设和管理单位,一直以来高度重视工程竣工验收工作,始终把竣工验收作为公司重点工作来抓。2015年伊始,右江公司团结协作,克服困难,全力以赴推进百色水利枢纽工程各专项验收及总体竣工验收工作。在水利部、珠江委的大力支持下,在公司经营班子的正确指导和全体员工的共同努力下,工程档案专项验收工作于近期顺利通过验收。
    提前布置,档案管理与工程建设同步进行
    百色水利枢纽工程位于珠江流域西江水系郁江上游右江中段,坝址位于百色市上游22公里处,是一座以防洪为主,兼有发电、灌溉、供水及航运等综合利用效益的大型准公益性水利枢纽,是治理和开发郁江的关键性工程。
    枢纽主体工程于2001年10月开工建设。工程得到了习近平、胡锦涛、温家宝、贾庆林等党和国家领导人的关心和重视,并亲临工地进行指导。2002年4月,胡锦涛同志视察百色水利枢纽时提出“建设右江河谷明珠”的厚望。公司按照建设精品工程的目标,在高度重视工程建设工作的同时,对工程项目档案工作也提出了高标准和严要求,不断完善档案工作组织机构和岗位职责,建立了完整的档案工作保障体系,在与时间的长跑中,妥善保存了大量珍贵的工程档案资料。
    1998年至2001年,为做好百色水利枢纽工程施工前期的档案管理工作,右江公司明确了档案室职责,配备专职档案员和档案专用库房。公司在只有2名档案人员的情况下,积极奔走,不断协调工程参建单位落实档案管理工作和职责要求,明确参建单位将工程档案的收集移交列入签订的项目合同,以确保档案管理完整不缺。
    公司把档案管理工作纳入工程建设项目管理工作的全过程,确保档案管理工作与工程建设同步进行。因此,公司先后印发了《右江水利公司档案工作制度》、《百色水利枢纽工程竣工文件编制及档案整理规定》等23项档案管理制度,保障了工程建设项目应归档文件材料整编工作系统规范有序进行。2002年,公司投入开发“百色水利枢纽工程办公自动化系统”,及时将档案管理系统包含其中,较早地开展了工程档案信息化工作。
    因地制宜,完善档案管理基础设施设备
    1997年,公司在南宁组建成立,作为百色水利枢纽的项目业主单位,负责建设和管理百色水利枢纽工程。根据水利建设随水而行的特点,在百色水利枢纽多年的建设和管理工作中,公司办公地点先后经历了“南宁搬往百色,百色回迁南宁,南宁、百色基地共同使用”的过程。工程档案也变身“口袋户口”,随着办公地点的变换改变也不断变更储存和管理,这对档案工作人员提出了更高的要求。
    2011年,公司南宁办公楼正式启用,这奠定了公司档案南宁、百色分配管理的格局。按照统一领导、分级管理的原则,公司办公室作为档案管理部门,负责协调公司档案管理人员收集、核对和整理相关资料,确保档案材料完整规范。自2002年起,档案室累计配备了密集架、铁柜、底图柜、防磁柜、保密柜、复印机、打印机及扫描仪等设备设施,充分保障了档案工作开展的需要。
    针对档案库房的管理,公司结合实际,统筹兼顾,档案库房由创建伊始的20平方米库室合一发展到现如今的487平方米多个独立库房,实现了档案库房、办公室与阅览室三分开。档案库房均安装铁门、防盗网,配备专用空调、抽湿机、排风扇等设备,满足了防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的“八防”规定,确保了工程档案管理工作规范有序开展。
    认真落实,扎实稳步推进档案验收工作
    根据水利部水利工程质量监督总站的批复,百色水利枢纽工程共划分为30个单位工程,229个分部工程。由于百色水利枢纽已投产多年,时间跨度较长,在短时间内补充完善工程档案材料存在较大的难度,加之现行的档案验收标准不断更新,部分已经接收的档案在完整性、准确性和系统性上存在一定的缺陷。但在公司统一领导下,档案工作人员团结协作、克服困难、认真落实,稳扎稳打地开展档案收集和整理工作,时刻备战档案专项验收,同时也培养了一批能吃苦、办成事的档案管理人员。
    2014年11月,公司接收了参建单位移交的RCC主坝工程档案,但资料仍旧停留在2008年整理的状态:卷盒自然毁坏严重,目录丢失,急需重新整理。公司根据实际情况,即刻组织公司各部门员工配合档案室进行整理,加班加点编制完成了1718卷档案资料。在枯燥无味、繁杂无序的档案整理工作中,庞大的校核、整理和扫描工作时刻逼迫编制人员必须谨慎细微,杜绝发生错误。据统计,档案管理人员为做好档案资料编制工作,日以继夜加班累计长达4个多月,工作负荷巨大,但期间没有人对此有怨言,始终保持着一颗热情的心去对待着工作。
    为保证档案专项验收顺利通过,公司不断加强档案管理专业培训,严格按照《水利工程建设项目档案管理规定》、《水利工程建设项目档案验收管理办法》等相关规定,认真做好验收的准备工作。与此同时,还邀请了水利部办公厅档案处、珠江委档案馆及广西档案馆等单位的专家现场实地检查指导档案验收前的各项准备工作,并按专家提出的意见及时进行整改。
    2014年,右江公司新开发了用于档案综合管理的专业系统,克服了新老档案管理系统在兼容性上不足的问题。截至验收前,档案工作人员已累计完成10万余页的文书档案、工程成果报告、工程照片档案等档案数字化加工工作;收集和整编工程形成的工程档案5421卷,其中综合管理类档案1029卷,工程施工、监理、设备等档案4392卷(含竣工图4473张,照片1223张),为档案验收的顺利通过奠定了坚实的基础。
    以专项验收通过为新的起点,不断优化和完善百色工程档案管理
    档案作为一种重要的原生信息资源,在企业的生产经营管理中发挥着巨大的作用。2015年 6月29日至7月1日,百色水利枢纽工程档案专项验收会议在百色召开。百色水利枢纽工程档案验收最终以等级优良的优异成绩顺利通过验收。
    2015年7月10日,水利部办公厅以“办档[2015]144号”文印发了《百色水利枢纽工程档案专项验收意见的通知》,文件明确提出了工程档案中存在的问题和建议。公司对此高度重视,落实责任人,提出了“要以验收通过为新起点,切实加强档案的日常管理,不断优化和完善档案工作”的目标。
    百色水利枢纽工程是国家“十五”计划重点水利工程项目,也是西部大开发十大标志性工程之一。2010年,习近平同志在视察百色水利枢纽工程时指出:百色水利枢纽是这些年来特别是西部大开发战略实施以来,广西发展的一个缩影。百色水利枢纽的工程档案正是见证这个“缩影”的参与者和记录者。对此,右江公司将一如既往地继承“缩影”坚忍不拔、不断进取的精神,精细档案管理,打造精品工程,坚持守望那一方江水,热情服务那一方人民。

 

(王珏 韦德坚 报道)

责编:吴怡蓉

2015-07-24
 
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